Coordinar equipos (parte designada principal)

Con el BEP aprobado, la parte designada principal envía a cada equipo de tarea los documentos de su designación (5.4.3), recibe la aceptación firmada y el TIDP completado de cada uno (5.4.4 y 5.4.7), arma el MIDP (5.4.5) y lo envía a la parte que designa. Todo pasa por el CDE del proyecto: Kronesta te prepara cada dato y, con Forma, lo comprueba. Si Kronesta no configura el CDE, el primer paso de esta etapa es la Lista de verificación del CDE (Anexo K1).

La Hoja de envío

Chaski pide enviar a cada equipo los documentos de su designación y trae Hoja de envío, con una tarjeta por equipo: el título, los destinatarios (la empresa y sus personas de 3_Miembros), los archivos con su nombre según la norma (el EIR de la parte designada principal para ese equipo, la matriz y su TIDP, y como recomendado el EIR de la parte que designa) y el mensaje. Cada dato tiene su botón Copiar. El bloque Antes de enviar dice a qué carpeta subir cada archivo y con qué Estado, Revisión y Uniclass.

El EIR de la parte designada principal no pasa por la revisión de la parte que designa (la norma no lo pide): en el mapa su tarjeta dice «Por compartir con los equipos» y luego «Compartido con los equipos», y cada equipo lo acepta con la aceptación de su designación. Detalla, por equipo, los hitos en que entrega y el tiempo que la principal necesita para revisar; el detalle por contenedor queda en el TIDP. En Kronesta, la sigla interna de este documento es REQ.

Los cinco documentos de la designación (5.4.7)

La aceptación de cada equipo debe nombrar cinco documentos: los requisitos de intercambio de información de la parte designada principal, la norma de información, el protocolo de información, el BEP confirmado y el TIDP acordado. La Hoja de envío los cuida:

• Arriba de las tarjetas, una línea muestra los cinco, con un visto o una cruz cada uno.
• Cada tarjeta trae, además de los requisitos, la matriz y el TIDP, la norma de información (los archivos de nomenclatura del proyecto, en la carpeta de referencia) y el protocolo de información (el que registraste en Recibidos). Van como adjuntos opcionales, igual que el EIR de la parte que designa: el mensaje siempre los nombra con su código, su revisión y dónde están, aunque no los adjuntes.
• El mensaje dice que las adiciones acordadas están en el BEP y pide que la aceptación liste los cinco documentos.
• En el sector público, si el proyecto no usa protocolo, marca la casilla El proyecto no usa protocolo y confírmalo. En el sector privado esa casilla no aparece.
• Si falta la norma o el protocolo, Chaski lo dice antes de enviar.

Hoja de envío de CSM: los tres envíos marcados, la aceptación de ARQ recibida y la devolución que espera EST.

• Con Forma: sube antes a la carpeta compartida los requisitos, la matriz y los TIDP con su Estado, Revisión y Uniclass; crea cada transmittal desde «Informes de transmisión» con los datos de su tarjeta y presiona ↻ Comprobar en Forma. Kronesta solo lee los transmittals: marca el equipo como enviado si encuentra los archivos correctos, cada uno de su carpeta, y avisa si falta uno o viene de otra carpeta. Forma pone el nombre del archivo en el título. El BEP aprobado no se adjunta: la principal solo puede ver y descargar lo publicado, así que el mensaje dice dónde está.
• Con otro CDE: envía por el CDE del proyecto con los mismos datos y marca la tarjeta Enviado. Para marcarla, la validación de los libros no debe tener errores.

La aceptación que devuelve cada equipo

Cada equipo devuelve su aceptación de la designación firmada (PDF, 5.4.7) y su TIDP completado, con la revisión siguiente a la que recibió. El bloque Devolución de cada tarjeta trae lo que el equipo debe enviar y cómo; un equipo que usa Kronesta recibe las mismas instrucciones en su Chaski. Kronesta lee la firma con la misma regla que los Formatos MEF: una firma digital válida cuenta sola; un escaneo firmado a mano se confirma con Firmada a mano.

Cuando llega la aceptación, por Forma o por otro medio, Kronesta lee el PDF y revisa que liste los cinco documentos:

• Si están los cinco y se aceptan, el paso queda cerrado.
• Si falta alguno o alguno no se acepta, la aceptación se registra igual, pero el paso no se cierra: Chaski pide Pedir una aceptación corregida a ese equipo.
• Si el PDF no lo hizo Kronesta, por ejemplo porque el equipo usó su propio formato, Chaski pide revisarlo. Cuando compruebes que nombra los cinco, presiona La revisé: lista los cinco. La marca queda atada a ese archivo: si llega otro, hay que revisarlo de nuevo.

Un equipo que usa Kronesta llena sus documentos de la designación en su libro 5_Entrega (ver 5_Entrega), y su aceptación sale con la frase final que dice si están los cinco.

Recibidos: lo que llega al proyecto

Todo lo que llega de otros (aceptaciones, TIDP, el MIDP de la principal, evaluaciones de los equipos, y los documentos de Kronesta de otra organización, como su EIR, su protocolo, sus Formatos o el BEP de una oferta) se deja en la carpeta 0_RECIBIDOS del proyecto, se descargue del CDE o llegue por otro medio. La ventana Recibidos reconoce cada archivo por su nombre (aunque traiga «(1)», «copia», «firmado» o «_v2») o, en un TIDP, por su contenido, y dice a qué equipo y paso pertenece. Nada se registra solo: marcas lo que corresponde y Registrar lo marcado. El original pasa a 0_RECIBIDOS/Procesados con la fecha (no se borra); Apartar lo mueve sin registrarlo. Kronesta avisa de duplicados y de archivos ya registrados. Chaski ofrece Recibidos en todos los perfiles. Un equipo de tarea que recibe su designación ve cómo Kronesta completa 20_Designacion (código, revisión, fecha y quién la emite) y lleva su TIDP recibido a 15_Contenedores. Un equipo de tarea que usa Kronesta también registra aquí lo que recibe de la principal: Recibidos reconoce la norma de información por el nombre de su archivo y el protocolo por su código.

Recibidos en CSM: la aceptación firmada y el TIDP de ARQ, reconocidos por su nombre y por su contenido. Kronesta avisa que ya estaban registrados.

MIDP y TIDP devueltos

Con los TIDP devueltos, Chaski pide integrarlos en el MIDP. La ventana MIDP y TIDP devueltos compara cada uno con el que se le envió y con 5_Entrega › 15_Contenedores, contenedor por contenedor:

Qué ves	Qué significa
Cambios	Lo que cambió el equipo y tú no: se lleva al libro.
Nuevos / Ya no están	Contenedores que el equipo agregó o quitó. Uno que agregaste tú después del envío nunca sale como quitado.
Conflictos	Los dos cambiaron lo mismo: elige Usar el del equipo o Dejar el mío (si no eliges, se deja el tuyo).
✓ integrado	Esa versión ya está en el libro o volvió igual.
Códigos repetidos / filas sin código	Kronesta no integra hasta que se corrija, para no escribir en la fila equivocada.

MIDP y TIDP devueltos en CSM.

Llevar los cambios a 15_Contenedores deja un respaldo y no pide volver a validar con A. Integrar los TIDP no cambia el BEP: el BEP remite al MIDP vigente por su código y su revisión. Cuando estén todos, ejecuta D: sale el MIDP con su revisión. La segunda parte de la ventana arma el envío del MIDP a la parte que designa; cada revisión nueva del MIDP se envía otra vez.

Actualizar la designación (5.4.6)

Si después de enviar cambia el EIR de la parte designada principal (por ejemplo, de P01 a P02) o el BEP aprobado (de C01 a C02), Chaski pide «Enviar a los equipos la actualización de su designación». Cada tarjeta de la Hoja de envío trae el bloque Actualización: qué cambió, qué subir, el título, los archivos y el mensaje. Es un envío informativo, salvo que haya cambiado el TIDP del equipo después de su aceptación: entonces se acuerda de nuevo y se pide una aceptación nueva (5.4.7). Márcalo Enviada o compruébalo en Forma.

nota

Las fichas de tarea, que el BIM Manager envía a cada persona con lo que le toca hacer en el CDE, se explican en Fichas de tarea.